6S改善之文件柜的改善

文件柜的改善

文件柜是每个办公室必不可少的物品。当工作时间越来越长，文件柜内的文件呈逐年增加的态势。在7S改善之前，我们经常会遇到查找文件困难的现象：①、需要使用的某份文件，找了很久才找到，浪费时间等待；②、翻遍了所有的文件夹，都找不到需要的那份文件；③、可能在今后的某天，这份文件又突然出现在面前，但是为时已晚；④、文件柜内的文件夹越来越多，文件柜已经装不下这些文件夹了。

文件柜按照7S的要求改善后，可完美解决以上问题。现在，让我们一起来看看解决方案吧：

第一步：我们需要确认文件夹放置的要求与标准

第二步：我们将柜内所有的文件做整理工作：根据存放标准，将不需要的文件资料粉碎、销毁；将有价值但是长时间不会使用到的文件资料，提交给档案室或者打包封存处理；剩下的文件资料，我们则需要存放于文件柜内。

第三步：文件资料按照类别、日期、所属单位不同，做分类摆放。每个文件夹上面内容需要涵盖：LOGO、公司名称、文件夹编号、文件名称、并采用形迹管理

第四步：文件柜的标识：根据物品柜的层数使用对应标识，直接输入分类名称及对应责任人

第五步：文件资料做好三级目录管理，电子档与现场纸档并存，方便查找，提升工作效率与准确性

第六步：文件资料、清单与目录管理责任人员明确，定期盘点与更新。

第七步：文件资料的7S改善维持，需要全员素养的提升，做到查阅后将文件归位。新增与去除文件，及时更新目录。管理人员在部门会议与日常工作中宣导要求，并监督执行